Projekt je opredeljen kot zaporedje nalog, ki jih je treba izvesti za dosego določenega cilja.
Po definiciji Inštituta za projektni management (PMI) pojem projekt pomeni »vsako začasno prizadevanje z določenim začetkom in koncem«. Glede na njegovo zahtevnost ga lahko vodi ena oseba ali pa več sto ljudi.
Kazalo vsebine
Značilnosti projekta
Projekt je niz medsebojno odvisnih nalog s skupnim ciljem. Projekti imajo naslednje značilnosti:
- Jasen datum začetka in konca – Obstajajo projekti, ki trajajo več let, vendar projekt ne more trajati večno. Potrebuje jasen začetek, določen konec in pregled, kaj se zgodi vmes.
- Projekt ustvari nekaj novega – Vsak projekt je edinstven in ustvarja nekaj, kar prej ni obstajalo. Projekt je enkratna dejavnost, ki se nikoli več ne ponovi na popolnoma enak način.
- Projekt ima meje – Projekt deluje znotraj določenih omejitev glede časa, denarja, kakovosti in funkcionalnosti. Več o tem bomo razpravljali v kasnejših razdelkih.
- Projekt ni običajno poslovanje – Projekte pogosto zamenjujemo s procesi. Proces je niz rutinskih, vnaprej določenih korakov za izvajanje določene funkcije, na primer odobritev povračil stroškov. To ni enkratna dejavnost, ampak določa, kako se določen postopek izvaja vsakič.
Raznolika narava projektov
Projekti se pojavljajo v različnih oblikah in velikostih.
Projekt lahko:
- Biti velik: kot na primer gradnja Hooverjevega jezu, ki traja leta in ima ogromen proračun.
- Majhen: kot vikend projekt postavitve poti na vašem travniku.
- Vključuje veliko ljudi: kot načrtovanje poroke.
- Le sami sebe: urejanje fotografij v albumu z vaše poroke.
Vrste projektov
Projekti se lahko razlikujejo po načinih izvajanja. Tu so nekateri primeri projektov:
- Tradicionalni projekti: Te potekajo zaporedno po fazah. Faze so običajno: začetek, načrtovanje, izvedba, spremljanje in zaključek. Večina dragih infrastrukturnih projektov uporablja tradicionalno vodenje projektov.
- Agilni projekti: Ti se uporabljajo predvsem pri razvoju programske opreme. So osredotočeni na ljudi in prilagodljivi ter imajo običajno kratke časovne intervale.
- Oddaljeni projekti: Oddaljeno vodenje projektov je običajno za razpršene ekipe, ki se redko srečujejo v živo. Upravljanje samostojnih sodelavcev je primer oddaljenega projekta.
- Agencijski projekti: Agencijski projekti so zunanji projekti, ki jih izvede agencija, ki pogosto sodeluje z več strankami. Marketinški in oblikovalski projekti so pogosto zaupani agencijam.
Življenjski cikel projekta – 5 faz
Projekte pogosto razdelimo na pet projektnih faz, pri čemer ima vsaka faza določen niz nalog, ciljev in določen rok. Razdelitev projekta na različne faze omogoča ekipam, da ostanejo na pravi poti skozi celoten življenjski cikel.
Začetek
Prva faza v življenjskem ciklu projekta se imenuje začetek projekta. Tukaj se projekt uradno začne. Projektu se določi ime, definira splošni načrt, določijo cilji, omejitve, tveganja in deležniki. Na tej točki se deležniki odločijo, ali se želijo projektu zavezati.
Glede na projekt se lahko izvedejo študije za oceno izvedljivosti. Pri IT projektih se običajno zbirajo in analizirajo zahteve v fazi začetka.
Načrtovanje
Med fazo načrtovanja se temeljito razvije načrt, ki bo vodil ekipe od ustvarjanja projektnega načrta skozi faze izvedbe in zaključka. Določiti je treba roke in dodeliti vire. Razdelitev nalog na manjše, obvladljive aktivnosti olajša obvladovanje tveganj, stroškov, kakovosti, časa in podobno. Hkrati pa razdelitev nalog na manjše dele omogoča vsem sodelujočim, da projekt pravočasno zaključijo in ostanejo v okviru proračuna.
Člani ekipe se v tej fazi seznanijo tudi z rednimi srečanji in poročili, ki se bodo izvajala, da bodo zbirali meritve projekta. Faza izvedbe je ključna točka v življenjskem ciklu projekta, saj bo pokazala, ali bodo njihova prizadevanja uspešna.
Izvedba
Projektni načrt se izvaja v fazi izvedbe projekta. Na tej točki ekipe delajo na zagotovitvi, da projekt izpolnjuje potrebne zahteve.
Običajno se vsi zberejo na sestanku ob uradnem začetku projekta, kjer se ekipe spoznajo in razpravljajo o svojih vlogah pri uspehu projekta. Pred izvedbo projektnega načrta so določeni načini komunikacije in orodja za vodenje projektov.
Spremljanje in nadzorovanje
Faza spremljanja in nadzora projekta poteka istočasno s fazo izvedbe. Naloga projektnega vodje je nadzorovati operacije in zagotavljati, da vse poteka v skladu z načrtom.
Poleg nadzora nad izvedbo projekta mora projektni vodja spremljati vire, obvladovati tveganja, voditi statusna srečanja, poročila itd. Če se pojavijo nepričakovane težave, bo moral projektni vodja prilagoditi načrt in urnik projekta.
Zaključek projekta
Zadnja faza življenjskega cikla projektnega vodenja, znana kot faza zaključka projekta, ni le preprosta dostava rezultata. Projektni vodje morajo zabeležiti vse rezultate, organizirati dokumente na enem mestu ter projekt predati stranki ali ekipi, ki je odgovorna za njegovo nadaljnje izvajanje.
Poleg tega se ekipe sestanejo na zaključnem srečanju, da razpravljajo o naukih in nagradijo trdo delo vsakega člana.