Poslovanje brez papirja

V zadnjem času se tudi v pisarnah vse bolj izpostavlja pomen ohranjanja okolja, posledično se sklepajo določeni ukrepi, ki na primer omejujejo uporabo tiskalnikov. Poleg tega nam sodobna tehnologija omogoča, da poslujemo skorajda ali pa povsem brez papirja. Nič čudnega torej, da se mnoga delovna mesta že odločajo za brezpapirno poslovanje, kar je običajno dobra odločitev, ki prispeva tudi k uspešnemu delu. Je pa prehod na brezpapirno poslovanje lahko tudi napaka, če se na spremembe ne pripravimo – treba bo namreč najti določene rešitve za shranjevanje in obdelavo dokumentov, ki smo jih poprej prejemali ali izdajali v papirnati obliki.

Dokumentni sistem za papirnate dokumente je povsem preprost, saj lahko uporabimo mape in druge izdelke, ki so namenjene prav temu namenu. Res je sicer učinkovitost in uporabnost te metode vprašljiva, saj gre običajno le za arhiviranje, torej tudi pomembne poslovne inteligence ne moremo učinkovito uporabiti. A če se lotimo poslovanja brez papirja, bo treba vzpostaviti drugačen dokumentni sistem. Za arhiviranje in shranjevanje digitalnih dokumentov in drugih informacij poskrbi elektronski arhiv, ki ima v primerjavi z raznimi načini shranjevanja papirnatih dokumentov celo vrsto prednosti. Ne le, da zagotavlja povsem varno in zelo učinkovito trajno shranjevanje neverjetnih količin informacij kar v računalniškem oblaku, omogoča tudi koristno obdelavo in uporabo teh informacij. Elektronski arhiv omogoča enostavno razporejanje in urejanje shranjenih dokumentov, brez težav jih prikličemo na katerokoli delovno napravo. Če izberemo pravi dokumentni sistem, imamo poleg arhiva na voljo še celo vrsto nadvse uporabnih funkcionalnosti, na primer izdelavo poročil.

Dober elektronski arhiv že močno olajša poslovanje brez papirja. Če pa dokumentni sistem omogoča še kaj več, lahko s preskokom na brezpapirno poslovanje močno napredujemo. Obdelava poslovnih informacij bo namreč bolj učinkovita, posledično pa se bodo izkazali tudi poslovni uspehi, ki so pogosto odvisni prav od učinkovite uporabe zbranih informacij.